Bila sebut tentang Microsoft Copilot, ramai yang menggunakannya untuk perkara asas seperti bertanya soalan, menulis email atau mencari idea. Sebenarnya, itu hanyalah sebahagian kecil daripada apa yang Copilot boleh lakukan.
Jika digunakan dengan betul, Microsoft Copilot boleh menjadi pembantu kerja yang membantu anda membaca dokumen, meringkaskan laporan, menghasilkan pembentangan, mengurus maklumat dan menyelesaikan beberapa tugasan dalam satu masa.
Lebih menarik lagi, anda tidak perlu menjadi pakar AI untuk menggunakan semua fungsi ini. Dengan beberapa teknik dan cara penggunaan yang betul, kerja harian boleh disiapkan dengan lebih cepat dan teratur.
Dalam artikel ini, kami akan kongsikan beberapa fungsi Microsoft Copilot yang mungkin anda belum pernah cuba, tetapi mampu meningkatkan produktiviti kerja dengan ketara.
Apa Itu Microsoft Copilot?
Microsoft Copilot ialah pembantu AI yang dibangunkan oleh Microsoft untuk membantu pengguna menyelesaikan pelbagai tugasan harian dengan lebih mudah.
Berbanding chatbot biasa yang hanya menjawab soalan umum, Copilot boleh membantu menghasilkan kandungan, meringkaskan maklumat, memberi cadangan dan menyusun idea mengikut arahan yang diberikan.
Sebagai contoh, anda boleh meminta Copilot untuk:
- Menulis draf email profesional.
- Menghasilkan idea pembentangan.
- Meringkaskan dokumen yang panjang.
- Menyusun laporan dengan lebih kemas.
- Memberikan cadangan berdasarkan maklumat yang dimuat naik.
Pendek kata, Copilot bukan sekadar menjawab soalan, malah membantu anda menyiapkan tugasan harian dengan lebih pantas.
Kenapa Ramai Pengguna Tidak Menggunakan Copilot Sepenuhnya?
Ramai pengguna hanya membuka Copilot apabila ingin bertanya sesuatu seperti “Apa itu AI?” atau “Tolong tulis email.”
Walaupun tiada salahnya menggunakan Copilot dengan cara itu, anda sebenarnya terlepas banyak fungsi yang lebih berguna.
Sebagai contoh, Copilot boleh membaca dokumen yang anda muat naik, membantu menyusun maklumat daripada beberapa fail dan menghasilkan kandungan berdasarkan konteks yang diberikan. Semua ini dapat mengurangkan masa yang dihabiskan untuk kerja-kerja berulang.
Sebab itu, penting untuk memahami beberapa fungsi utama Copilot supaya anda boleh memanfaatkannya dengan lebih baik dalam tugasan harian.
Gunakan Grounding Untuk Jawapan Yang Lebih Tepat
Pernah tak anda bertanya sesuatu kepada AI, tetapi jawapan yang diberikan terlalu umum dan tidak berkaitan dengan kerja yang sedang dibuat?
Keadaan ini biasanya berlaku kerana AI tidak mempunyai maklumat yang mencukupi tentang dokumen atau projek anda.
Di sinilah fungsi Grounding memainkan peranan.
Grounding membolehkan Copilot menggunakan dokumen atau fail yang anda berikan sebagai rujukan sebelum menghasilkan jawapan. Dengan kata lain, AI tidak lagi bergantung sepenuhnya pada pengetahuan umum, sebaliknya merujuk kepada maklumat yang anda sediakan.
Sebagai contoh, anda mempunyai proposal projek setebal 30 muka surat dan ingin mengetahui isi pentingnya. Daripada membaca semuanya secara manual, anda hanya perlu memuat naik fail tersebut ke Copilot dan meminta AI merumuskan kandungannya.
Anda juga boleh meminta Copilot untuk:
- Merumuskan laporan yang panjang.
- Mengenal pasti tindakan susulan daripada dokumen.
- Menyenaraikan perkara penting dalam mesyuarat.
- Menjawab soalan berdasarkan fail yang dimuat naik.
Cara ini bukan sahaja menjimatkan masa, malah membantu anda mendapatkan jawapan yang lebih tepat mengikut konteks dokumen tersebut.
Tetapkan Custom Instructions
Setiap orang mempunyai cara bekerja yang berbeza. Ada yang gemar jawapan ringkas, manakala ada juga yang mahukan penerangan yang lebih terperinci.
Walaupun tidak semua akaun mempunyai tetapan khas untuk personalisasi, anda masih boleh memberitahu Copilot bagaimana anda mahu jawapan dipersembahkan.
Sebagai contoh, anda boleh memberikan arahan seperti:
- Gunakan Bahasa Melayu.
- Berikan jawapan dalam bentuk senarai.
- Gunakan bahasa yang mudah difahami.
- Sertakan contoh pada setiap penerangan.
Selepas itu, teruskan dengan soalan atau tugasan yang ingin dilakukan.
Contohnya:
Terangkan fungsi Microsoft Copilot dalam Bahasa Melayu menggunakan ayat yang ringkas dan sertakan contoh penggunaan.
Hasil yang diberikan biasanya akan lebih menepati kehendak anda berbanding hanya bertanya secara umum.
Semakin jelas arahan yang diberikan, semakin baik juga hasil yang akan diterima.
Gunakan Microsoft Copilot Untuk Tugasan Harian
SRamai menyangka Copilot hanya sesuai digunakan untuk bertanya soalan. Sebenarnya, ia juga boleh membantu menghasilkan pelbagai jenis kandungan yang biasa digunakan dalam kerja harian.
Sebagai contoh, jika anda perlu menyediakan agenda mesyuarat, anda hanya perlu menaip arahan seperti:
Sediakan agenda mesyuarat selama satu jam untuk membincangkan perkembangan projek AI.
Dalam beberapa saat, Copilot akan menghasilkan agenda yang lengkap dan boleh terus disalin ke Microsoft Word.
Begitu juga jika anda ingin menyediakan pembentangan.
Daripada membina struktur slide satu demi satu, anda boleh meminta Copilot menghasilkan rangka pembentangan terlebih dahulu. Selepas itu, anda hanya perlu membuat sedikit penyesuaian sebelum digunakan.
Selain itu, Copilot juga boleh membantu menghasilkan:
- Draf email profesional.
- Senarai tugasan projek.
- Jadual kerja mingguan.
- Laporan ringkas.
- Idea kandungan media sosial.
- Ringkasan artikel atau dokumen.
Walaupun hasil yang diberikan masih perlu disemak sebelum digunakan, ia sudah cukup untuk menjimatkan banyak masa berbanding bermula daripada halaman kosong.pada bila-bila masa.
Microsoft Copilot Dengan Aplikasi Microsoft 365
Salah satu kelebihan Microsoft Copilot ialah ia boleh membantu menghasilkan kandungan yang digunakan dalam aplikasi Microsoft 365 seperti Word, Excel, PowerPoint dan Outlook.
Walaupun anda menggunakan Copilot Chat, anda masih boleh meminta AI menyediakan kandungan yang kemudiannya disalin ke aplikasi Microsoft 365.
Sebagai contoh, jika anda ingin menyediakan laporan dalam Microsoft Word, anda hanya perlu meminta Copilot menghasilkan draf terlebih dahulu. Selepas berpuas hati dengan hasilnya, salin kandungan tersebut ke Word untuk membuat sedikit penambahbaikan.
Begitu juga jika anda ingin menyediakan pembentangan. Daripada membina setiap slide secara manual, anda boleh meminta Copilot menghasilkan rangka pembentangan lengkap sebelum memindahkannya ke Microsoft PowerPoint.
Untuk pengguna yang sering bekerja dengan data, Copilot juga boleh membantu mencadangkan formula Excel, menerangkan fungsi sesuatu formula atau membantu menganalisis data berdasarkan maklumat yang diberikan.
Selain itu, jika anda menerima email yang panjang, Copilot boleh membantu menyediakan draf balasan yang lebih profesional sebelum anda menghantarnya melalui Outlook.
Pendek kata, walaupun Copilot Chat digunakan melalui pelayar web, hasil yang dijana masih boleh dimanfaatkan dalam pelbagai aplikasi Microsoft 365 bagi mempercepatkan tugasan harian.
Contoh tugasan yang boleh dilakukan
- Menulis laporan untuk Microsoft Word.
- Menjana formula atau jadual untuk Microsoft Excel.
- Menghasilkan rangka pembentangan PowerPoint.
- Menulis draf email profesional untuk Outlook.
- Menyediakan senarai tugasan selepas mesyuarat.
Cipta Custom Agents
Jika anda sering melakukan tugasan yang sama setiap hari, fungsi Custom Agents boleh membantu menjadikan kerja lebih mudah dan konsisten.
Mudah kata, Custom Agent ialah pembantu AI yang direka khas untuk melaksanakan tugasan tertentu mengikut arahan atau peranan yang ditetapkan. Daripada memberikan arahan yang sama setiap kali, anda hanya perlu menggunakan agent yang telah disediakan.
Sebagai contoh, bayangkan anda bekerja dalam bahagian IT. Anda boleh mencipta satu agent yang sentiasa bertindak sebagai pegawai sokongan teknikal. Apabila pengguna menghadapi masalah seperti komputer tidak boleh disambungkan ke Wi-Fi atau perisian tidak dapat dibuka, agent tersebut akan memberikan jawapan mengikut peranan yang telah ditetapkan.
Begitu juga jika anda bekerja dalam bahagian sumber manusia (HR). Anda boleh menyediakan agent yang membantu menjawab soalan berkaitan cuti, polisi syarikat atau prosedur dalaman.
Walaupun tidak semua pengguna mempunyai akses kepada fungsi ini, konsepnya tetap berguna kerana ia menunjukkan bagaimana AI boleh disesuaikan mengikut keperluan sesuatu organisasi.
Gunakan Notebooks Untuk Penyelidikan
Apabila membuat penyelidikan atau mengurus sesuatu projek, biasanya kita perlu membuka banyak dokumen pada masa yang sama. Ada fail Word, PDF, nota mesyuarat dan mungkin juga beberapa laman web sebagai rujukan.
Jika semua maklumat ini berada di tempat yang berbeza, proses mencari semula maklumat boleh menjadi agak memenatkan.
Di sinilah fungsi Notebook membantu.
Notebook membolehkan anda mengumpulkan beberapa sumber rujukan dalam satu ruang kerja. Selepas semua dokumen dimasukkan, anda boleh bertanya pelbagai soalan kepada Copilot tanpa perlu membuka setiap fail satu persatu.
Sebagai contoh, anda boleh meminta Copilot untuk:
- Merumuskan semua dokumen.
- Membandingkan maklumat daripada dua laporan.
- Mencari perbezaan antara beberapa dokumen.
- Menyenaraikan tindakan yang perlu dilakukan.
- Menjawab soalan berdasarkan semua fail yang telah dimuat naik.
Fungsi ini sangat berguna jika anda sedang membuat kajian, menyediakan laporan atau mengurus projek yang melibatkan banyak dokumen.
Siapa Yang Sesuai Menggunakan Microsoft Copilot?
Microsoft Copilot sesuai digunakan oleh pelbagai golongan, antaranya:
- Eksekutif syarikat
- Pengurus projek
- Pasukan pemasaran
- Guru dan pensyarah
- Pelajar
- Freelancer
- Pemilik perniagaan
- Pasukan HR
- Jabatan kewangan
- Pasukan IT
Tidak kira sama ada anda mengurus dokumen, menganalisis data atau menyediakan pembentangan, Copilot boleh membantu mempercepatkan proses kerja harian.
Tips Menggunakan Microsoft Copilot Dengan Lebih Berkesan
Sebelum mengakhiri artikel ini, berikut ialah beberapa tip yang boleh membantu anda mendapatkan hasil yang lebih baik apabila menggunakan Microsoft Copilot.
1. Berikan arahan yang jelas
Semakin jelas arahan yang diberikan, semakin mudah untuk Copilot memahami apa yang anda mahukan.
Sebagai contoh, daripada menaip:
Tolong buat laporan.
Cuba berikan arahan seperti:
Sediakan laporan ringkas mengenai prestasi jualan bulan Jun dalam Bahasa Melayu menggunakan format profesional.
2. Muat naik dokumen jika berkaitan
Jika anda ingin Copilot menganalisis laporan atau proposal tertentu, muat naik dokumen tersebut bersama prompt anda.
Ini membantu AI menghasilkan jawapan yang lebih tepat berbanding hanya bergantung pada maklumat umum.
3. Semak semula hasil yang diberikan
Walaupun Copilot mampu menghasilkan kandungan dengan cepat, anda tetap disarankan untuk menyemak semula fakta, ejaan dan maklumat penting sebelum digunakan.
Ini penting terutamanya jika kandungan tersebut melibatkan pelanggan, laporan rasmi atau dokumen syarikat.
Kesimpulan
Microsoft Copilot menawarkan lebih banyak fungsi daripada sekadar menjawab soalan atau menghasilkan teks.
Apabila digunakan dengan cara yang betul, ia boleh membantu membaca dokumen, menyusun maklumat, menyediakan draf kandungan, menjana idea dan memudahkan pelbagai tugasan harian.
Tidak semua fungsi tersedia untuk setiap pengguna kerana ia bergantung kepada jenis akaun dan lesen Microsoft yang digunakan. Namun begitu, fungsi asas seperti memuat naik dokumen, menghasilkan kandungan dan memberikan arahan yang jelas sudah cukup untuk membantu meningkatkan produktiviti.
Jika anda baru mula menggunakan Microsoft Copilot, cuba manfaatkan beberapa fungsi yang dikongsikan dalam artikel ini. Mulakan dengan tugasan yang paling kerap dilakukan setiap hari dan lihat sendiri bagaimana AI boleh membantu menjimatkan masa serta memudahkan cara anda bekerja.
Sumber : https://youtu.be/Mm4Ev2P2snM?si=BcaM2RY22cnOLPPy